Уничтожение персональных данных - обязательная процедура для организаций, которые работают со сведениями о клиентах, сотрудниках, партнерах и других физических лицах. Недостаточно просто удалить файл с компьютера или выбросить бумажную анкету.
В 2026 году компаниям важно соблюдать установленный порядок, подтверждать проведенные действия документально и уметь доказать, что сведения действительно уничтожены. Ошибки в этой сфере могут привести к претензиям со стороны контролирующих органов, административным штрафам и дополнительным расходам.
Поэтому процедуру лучше заранее закрепить во внутренних документах и назначить ответственных сотрудников.
В каких случаях персональные данные необходимо уничтожить
Персональная информация не может храниться бессрочно.
Организация должна прекратить ее обработку и уничтожить сведения, если цель их использования достигнута, срок хранения закончился либо дальнейшая работа с данными стала неправомерной.
Например, это может произойти после завершения договора с клиентом, окончания трудовых отношений, отзыва согласия на обработку или получения требования от самого субъекта персональных данных.
При этом необходимо учитывать требования законодательства, по которым отдельные документы нельзя уничтожать сразу.
Некоторые сведения должны храниться установленный срок в рамках бухгалтерского, налогового, кадрового или архивного учета. Если компания продолжает хранить информацию без законных оснований, это может рассматриваться как нарушение правил обработки персональных данных.
Поэтому перед уничтожением нужно проверить, действительно ли отпала необходимость в дальнейшем хранении документов и электронных записей.
Какие сведения подлежат уничтожению
Уничтожению могут подлежать бумажные документы, электронные файлы, резервные копии, записи в информационных системах, базы данных, фотографии, сканы и другие носители, содержащие сведения о человеке. Важно удалить не только основной документ, но и его копии, если они больше не нужны для законной цели.
Если информация хранится в базе данных, простого перемещения файла в корзину недостаточно.
Необходимо исключить возможность восстановления или дальнейшего использования сведений. Для бумажных документов применяют измельчение, сжигание или передачу специализированной организации.
Электронные данные удаляют с использованием программных или технических средств, которые исключают их восстановление.
Как оформить уничтожение персональных данных
Порядок работы с персональными данными желательно закрепить в локальном нормативном акте. В нем указывают основания для уничтожения, сроки, ответственных лиц, используемые способы и порядок оформления результатов.
Такой документ помогает сотрудникам действовать единообразно и снижает риск случайных нарушений. Перед уничтожением обычно формируют перечень документов или сведений, срок хранения которых истек либо необходимость в которых исчезла.
Ответственные сотрудники проверяют материалы, после чего принимается решение о проведении процедуры. Если организация уничтожает значительный объем информации регулярно, удобно утвердить график и проводить работу по установленному плану.
Акт об уничтожении данных
Главным подтверждающим документом становится акт об уничтожении персональных данных. Унифицированной формы для него обычно не требуется, поэтому компания может разработать собственный шаблон. Главное, чтобы в нем содержалась информация, позволяющая понять, какие данные, когда и каким способом были уничтожены.
В акте целесообразно указать название организации, дату и место проведения процедуры, основание для уничтожения, перечень документов или категорий сведений, их количество, используемый способ уничтожения, а также сведения об ответственных сотрудниках.
Документ подписывают участники процедуры и утверждает уполномоченное лицо. Если бумажные документы передаются подрядчику, в акте или приложении к нему можно зафиксировать реквизиты специализированной организации и факт передачи носителей на уничтожение.
При удалении электронных сведений желательно описать примененное программное или техническое решение.
Фото- и электронное подтверждение
В ряде случаев компании дополнительно оформляют фотоотчет, служебную записку или протокол работы информационной системы.
Эти материалы не всегда обязательны, но помогают подтвердить реальность проведенной процедуры во время проверки или внутреннего расследования. Особое внимание следует уделить резервным копиям.
Если удаленные сведения автоматически сохраняются в бэкапах, организация должна определить, как долго такие копии хранятся и каким образом данные исключаются из них. Наличие информации в резервной системе может означать, что уничтожение фактически не завершено.
Сроки уничтожения и ответственность организации
Срок зависит от причины, по которой компания прекращает обработку данных. Если истек установленный период хранения, документы уничтожают после проведения соответствующей проверки.
При поступлении законного требования об удалении информации действовать необходимо в пределах срока, установленного законодательством или внутренними процедурами.
Нельзя откладывать уничтожение на неопределенный срок. Организации рекомендуется вести журнал учета таких операций: фиксировать дату выявления оснований, дату принятия решения, состав уничтоженных данных и ответственных лиц.
Это позволяет контролировать соблюдение сроков и быстро подготовить подтверждающие материалы. За нарушение требований к обработке и уничтожению персональных данных предусмотрена административная ответственность.
Размер санкций зависит от характера нарушения, количества эпизодов, категории сведений и статуса нарушителя.
Отдельные штрафы могут назначаться за незаконное хранение, отсутствие подтверждающих документов, нарушение порядка обработки или невыполнение требований контролирующего органа. Кроме финансовых санкций, компания может столкнуться с предписанием устранить нарушение, приостановлением отдельных процессов и репутационными потерями.
Если утечка произошла из-за ненадлежащего хранения ненужной информации, последствия могут оказаться значительно серьезнее, чем расходы на своевременное уничтожение.
Как организовать процедуру без ошибок
Для надежной защиты компании следует назначить ответственного за обработку персональных данных и определить круг сотрудников, имеющих доступ к процедуре уничтожения. Все действия необходимо выполнять только после проверки сроков хранения и наличия законных оснований.
Практика показывает, что наибольшее количество проблем возникает из-за отсутствия единого порядка.
Поэтому стоит подготовить внутреннюю инструкцию, утвердить форму акта, определить способы уничтожения разных типов носителей и регулярно проводить проверку информационных систем.
Грамотно оформленная процедура позволяет не только удалить ненужные сведения, но и доказать соблюдение требований закона.
В 2026 году это особенно важно: контролирующие органы оценивают не только сам факт уничтожения данных, но и то, насколько последовательно организация подтверждает каждое выполненное действие.
Может быть интересно: Обучение в автошколе: возраст, документы, сроки, экзамены и закон в 2026 году